Vrachtbrief voor luchtvracht. De Air Waybill (AWB) is hét standaarddocument voor luchtvracht. Het is een contract tussen jou (of je expediteur) en de luchtvaartmaatschappij die je goederen vervoert. Het bewijst dat zij jouw zending hebben aangenomen, en bevat alle essentiële info over de inhoud, bestemming en afzender. Let op: een AWB is géén eigendomsdocument zoals een Bill of Lading (B/L) bij zeevracht. Je kunt je rechten er dus niet juridisch mee ‘vasthouden’. De luchtvaartmaatschappij levert gewoon af aan de genoemde ontvanger, tenzij je dat vooraf anders regelt via speciale instructies of express consignments.

Wat staat er op een AWB

• Afzender en ontvanger (Shipper en Consignee)
• Vluchtnummer en vertrek-/aankomsthaven
• Gewicht, aantal colli en afmetingen
• Omschrijving van de goederen, HS-code en eventuele gevaarlijke stoffen
• Leveringsconditie en betalingsinstructies (freight prepaid of collect)
• Eventuele referenties naar douanedocumenten (bijv. Commercial Invoice of HS-codes)

Wat jij moet regelen als koper of importeur

• Stem met je leverancier of expediteur af wat er exact op de AWB moet komen te staan
• Zorg dat alle documenten (AWB, Commercial Invoice, HS-code, eventueel certificaten) op elkaar aansluiten
• Controleer of de Incoterm overeenkomt met wat je hebt afgesproken – dit bepaalt wie kosten en risico’s draagt
• Bewaar de AWB als onderdeel van je importdocumentatie – ook bij controle of geschillen

Vrachtbrief voor zeevracht – tegelijk ontvangstbewijs en eigendomsbewijs. Zonder deze krijg je je container niet vrijgegeven. Het regelt wie eigenaar is, wie betaalt, en waar het heen moet.

Wat doet een B/L precies

• Bevestigt dat de goederen zijn geladen op het schip
• Dient als juridisch eigendomsbewijs
• Is een contract van vervoer tussen verlader en vervoerder
• Wordt gebruikt voor de douane-inklaring, bankbetalingen (bijvoorbeeld bij een Letter of Credit), en de vrijgave van de zending aan de ontvanger

Zonder correcte B/L kom je nergens, letterlijk. De container wordt niet vrijgegeven en je betaalt opslagkosten bij de terminal.

Typen Bill of Lading

• Original B/L: vereist voor vrijgave. Meestal zijn er drie originele exemplaren. De goederen worden pas vrijgegeven bij inlevering van één origineel.
• Telex Release: de verkoper laat de rederij weten dat de goederen vrijgegeven mogen worden zonder fysiek document. Sneller, maar alleen bij 100% vertrouwen.
• Express B/L: alleen voor zendingen zonder eigendomsoverdracht (bijv. tussen moeder- en dochterbedrijf). Geen eigendomswaarde.

Wat moet er altijd op staan

• Shipper: de partij die de goederen verzendt
• Consignee: de partij die de goederen mag ontvangen (jij dus let op dat je naam correct is !!!!)
• Notify Party: wie er op de hoogte gebracht moet worden bij aankomst, vaak is dat jouw lokale agent die je gebruikt voor de import/douane afhandeling
• Omschrijving van de goederen: aantal, gewicht, volume, omschrijving
• Haven van vertrek en bestemming
• Datum van laden
• Commercial Invoice-gegevens: referentienummer,
• Leveringsconditie (Incoterm): bijv. FOB, CIF, DDP, bepaalt wie wat betaalt en wanneer risico overgaat
• Betalingsstatus vrachtkosten: bijv. Freight Prepaid (de verzender heeft al betaald) of Freight Collect (jij betaalt bij aankomst)

Vrachtbrief voor wegvervoer, De CMR is de standaard vrachtbrief voor internationaal wegvervoer binnen Europa. Het is een juridisch document dat bevestigt: deze goederen zijn opgehaald en onderweg naar hun bestemming.Meestal vereist bij B2B-transport over de weg.
Voor jou als importeur of verkoper is dit meer dan alleen transportbewijs: het is ook essentieel bewijs voor je btw-verantwoording bij leveringen binnen de EU.

Wat je moet regelen

• Combineer de CMR met je factuur, orderbevestiging en eventueel een transportverklaring voor een sluitend btw-dossier.
• Laat de CMR correct invullen bij het laden: met verzender, vervoerder, ontvanger, en juiste goederenomschrijving.
• Laat de vervoerder en ontvanger tekenen bij aflevering.
• Zorg dat jij een ondertekende retourkopie van de CMR ontvangt en bewaart in je administratie.

De Commercial Invoice is dé officiële factuur voor douane, btw, transport en internationale betalingen. Het is géén gewone verkoopfactuur, maar een juridisch document dat gebruikt wordt om je zending in- of uit te klaren.
Zonder een correcte Commercial Invoice mag je zending de grens niet over – en zonder de juiste info riskeer je vertraging, naheffingen of zelfs boetes.

Wat moet er verplicht op staan

• Gegevens van verzender en ontvanger (naam, adres, btw-nummer)
• Datum en uniek factuurnummer
• Beschrijving van de goederen: wat is het, waarvoor wordt het gebruikt
• Aantal, gewicht, waarde per stuk en totaalwaarde
• Valuta waarin de factuur is opgesteld
• Land van oorsprong van de goederen (country of origin)
• HS-code van elk product
• Incoterm: bijv. FOB, CIF, DDP – bepaalt wie transport, verzekering en douane betaalt
• Betalingsvoorwaarden: bijv. 30 dagen, vooraf, Letter of Credit
• Eventueel referentie naar transportdocumenten (bijv. B/L, AWB)

Wat je moet regelen als importeur of koper

• Vraag je leverancier altijd om een volledige en correcte Commercial Invoice, nog vóór verzending
• Check of de HS-codes en oorsprongsverklaring kloppen – dit bepaalt je invoerrechten
• Zorg dat de Incoterm overeenkomt met je transportafspraken
• Bewaar de Commercial Invoice bij je btw- en douanedossier (minimaal 7 jaar)

Een Certificaat van Oorsprong (CvO) laat zien in welk land een product is gemaakt of bewerkt. Het is een document dat je meestuurt bij export naar landen buiten de EU, vooral als dat land wil weten: “Waar komt dit écht vandaan?”

Maar let op: een CvO geeft geen recht op korting op invoerrechten. Daarvoor heb je een ander document nodig: zoals het EUR.1-certificaat.

Geen stickertje. Een officiële verklaring dat jij je EU-shit op orde hebt.

De CE-markering op een product betekent: dit voldoet aan alle relevante EU-wetgeving voor veiligheid, gezondheid en milieu. Maar het is géén keurmerk. Het is een juridische verklaring van jou als fabrikant of importeur dat je product voldoet aan de regels. En dat kun je maar beter hard maken, want jij bent verantwoordelijk als importeur.

Wat betekent CE-markering in de praktijk

• De CE-markering is verplicht op het product (of, als dat fysiek niet past, op de verpakking of bijgeleverde documenten).
• Jij moet een technisch dossier hebben met testresultaten, risicobeoordeling, handleiding en conformiteitsverklaring. Dat dossier moet je 10 jaar bewaren en op verzoek kunnen overleggen aan autoriteiten.
• De conformiteitsverklaring (DoC) is jouw officiële belofte: dit product voldoet aan alle van toepassing zijnde EU-richtlijnen.
• Let op! CE is alleen toegestaan op producten waarvoor het verplicht is, op andere producten mag het niet staan.

CE is verplicht voor onder andere

• Elektrische apparaten
• Speelgoed
• Machines
• Persoonlijke beschermingsmiddelen
• Medische hulpmiddelen
• Meetapparatuur
• Radioproducten (bijv. wifi/Bluetooth)

Alles volgens de regels. Je voldoet aan alle relevante EU-regels, van CE-markering tot verpakking, traceerbaarheid, veiligheid en douane. Klinkt saai, maar is het verschil tussen groeien of gestrikt worden door douane, platformbans of boetes.

Check dit:

• Heb je per producttype alle verplichte documenten?
• Is je verpakking én markering up-to-date?
• Snap je welke regels per land verschillen?

Vanaf 30 december 2025 mag je geen ontbossingsproducten meer importeren zonder verklaring. De EUDR verbiedt producten die bijdragen aan ontbossing – denk aan hout, cacao, koffie, soja, palmolie, rubber, vlees én alles dat daaruit is gemaakt (zoals meubels, chocolade, leer, autobanden). Deze regel werd een jaar uitgesteld, dus:

• Grote en middelgrote bedrijven moeten voldoen vanaf 30 december 2025
• Voor micro- en kleine bedrijven geldt uitstel tot 30 juni 2026, tenzij ze al handelen in hout

Wat je als verkoper of importeur moet regelen

• Dien per zending een zorgvuldigheidsverklaring in via het EU-portaal TRACES
• Check of je producten op Bijlage I staan (HS-codes)
• Verzamel per product:
• Geo-coördinaten van herkomstlocaties
  • Bewijs dat er na 31 dec 2020 geen ontbossing heeft plaatsgevonden
  • Stel een risicoanalyse (due diligence-stelsel) op en bewaar die minstens 5 jaar

Nieuwe EU-regel: alles moet écht veilig zijn. Vanaf 2024 gelden er strengere eisen voor consumentenproducten. Elk item dat jij verkoopt in de EU moet aantoonbaar veilig zijn – van opladers tot kinderspeelgoed. Inclusief traceerbaarheid, meldplicht bij risico’s, en productinformatie in de juiste taal. Geen documentatie = geen verkoop.

Wat betekent dit voor jou als importeur of verkoper

• Je moet kunnen aantonen dat je product veilig is voor normaal en te verwachten gebruik.
• Je hebt een documentatieplicht: inclusief technische documentatie, risicobeoordeling en gebruiksinstructies in de taal van het land van verkoop.
• Bij veel producten moet je een aanspreekbare marktdeelnemer in de EU hebben (bijv. importeur, gemachtigde of fulfilmentpartij).
• Je moet actief risico’s opvolgen: denk aan meldplicht bij gevaarlijke producten, terugroepacties en traceerbaarheid.

Wat moet jij nu doen

• Controleer of je producten een technisch dossier hebben met risicobeoordeling.
• Zorg dat je gebruiksaanwijzingen en veiligheidsinfo in de juiste taal zijn opgenomen.
• Stel een duidelijke traceerbaarheid van je producten op (wie leverde wat, wanneer, waarheen).
• Stel een terugroepplan op dat je snel kunt uitvoeren als er iets mis blijkt.
• Weet wie in jouw keten juridisch verantwoordelijk is als de NVWA of andere instanties aan de deur kloppen.

Slim geregeld
EU Compliance Navigator biedt een professionele GPSR Risicoanalyse voor importeurs, merken en distributeurs. Hiermee voldoe je aan de wettelijke eisen én heb je een onderbouwd verhaal richting NVWA, platforms of leveranciers. Vraag nu de GPSR Risicoanalyse aan en voorkom boetes, terugroepacties en verkoopblokkades.

Cijfercode voor wat je de grens over stuurt. Een HS-code vertelt douanes wereldwijd wat je precies vervoert. Denk aan: “Dit is een katoenen T-shirt, geen plastic speelgoed.” Zonder die code? Geen inklaring, geen levering, geen handel.

Wat moet je weten:

• De eerste 6 cijfers zijn wereldwijd gelijk (bijv. 6109.10 voor katoenen T-shirts).
• De rest verschilt per land. Dus een Chinese code ≠ automatisch correct in de EU.
• Je bent verplicht deze code op al je douanedocumenten te zetten.

Waarom het belangrijk is:

• De HS-code bepaalt je invoerrechten.
• Geeft aan of je product onder extra regels valt (certificaten, verboden stoffen, etc.).
• Bepaalt of je gebruik mag maken van handelsovereenkomsten (lagere tarieven!).

Slim om te doen:
Check jouw HS-code via Access2Markets voordat je spullen onderweg zijn of vraag hier een controle aan via EU Complicance navigator

Een Letter of Credit is een voorwaardelijke betalingsbelofte van jouw bank aan de leverancier. De bank betaalt alleen als alle vooraf afgesproken documenten precies kloppen. Denk aan een commerciële factuur, Bill of Lading, paklijst of certificaten. Het is juridisch strak: elk detail moet 100% overeenkomen, anders volgt er geen betaling. Een L/C is vooral nuttig bij nieuwe leveranciers, grote bedragen, of als je risico’s in de hand wilt houden. Maar het werkt alleen goed als je weet wat je doet.

Waarom een L/C alleen werkt met een Bill of Lading

• Een Bill of Lading (B/L) is een eigendomsdocument. Alleen wie het origineel bezit, krijgt de goederen vrij van de rederij.
• In een L/C kun je afspreken dat de bank pas betaalt zodra de originele B/L is aangeleverd. Zo houd jij controle over je zending.
• Zonder B/L (bijvoorbeeld bij luchtvracht of wegtransport) heb je minder juridische grip. Dan is een L/C vaak overkill.

Wat je nog meer kunt regelen met een L/C

• Gespreide betaling: je kunt afspreken dat er bijvoorbeeld 70% wordt betaald bij verscheping, en 30% pas na levering of na ontvangst van extra documenten.
• Strikte kwaliteitsvoorwaarden: je kunt eisen dat er test- of inspectierapporten worden aangeleverd voordat betaling volgt.
• Deadline-bewaking: documenten moeten binnen een bepaalde termijn aangeleverd worden, anders vervalt de betalingsplicht.

Financiële impact

• Het bedrag van het L/C wordt vaak direct gereserveerd of geblokkeerd op je kredietlijn.
• Je liquiditeit daalt dus vanaf het moment dat het L/C wordt geopend, niet pas bij betaling.
• De kosten liggen meestal tussen 0,5% en 2% van het orderbedrag, afhankelijk van risico, looptijd en bank.
• Banken rekenen ook apart voor wijzigingen, verlengingen of het verwerken van documenten.

Wat moet jij regelen als koper

• Werk met een bank die ervaring heeft met L/C’s én internationaal zakendoen.
• Laat altijd eerst een concept L/C opstellen en check dat met je leverancier.
• Spreek haalbare documenteisen af, passend bij het transportmiddel.
• Vraag actief of je leverancier ervaring heeft met documentair krediet. Eén fout aan hun kant = vertraging aan jouw kant.

Veelgemaakte fouten

• Te veel of onrealistische documenteisen, waardoor het L/C nooit correct ingevuld kan worden.
• Werken zonder Bill of Lading, waardoor je alsnog geen controle hebt over de zending.
• Onderschatten dat het je kredietruimte direct belast, ook al is de levering nog weken weg.

Te veel gedoe?
Wij hebben een kant-en-klare Letter of Credit Template met alle standaarddocumenten en clausules die jij als koper nodig hebt. Geen juridisch geblunder, gewoon copy-paste en klaar. Bestel hier de L/C-template van EU Compliance Navigator.

Chemiecontrole EU-style.
REACH gaat over wat er in je producten zit. Of je nou textiel, elektronica, speelgoed of verpakkingen verkoopt: als er chemische stoffen in zitten, moet jij weten welke en of ze op de SVHC-lijst (Substances of Very High Concern) staan.

Wat moet je doen als importeur of verkoper?

• Vraag je leverancier om een REACH-conformiteitsverklaring of testresultaten.
  Veel leveranciers zeggen “REACH compliant” – vraag altijd om bewijs op papier.
• Geen bewijs? Dan moet je zelf laten testen.
• Zit er >0,1% van een SVHC-stof in? Dan moet je actie ondernemen

Verbod op giftige stoffen in elektronica, kabels en gadgets

RoHS is een Europese richtlijn die het gebruik van gevaarlijke stoffen beperkt in elektrische en elektronische apparatuur. Denk aan lood, kwik, cadmium, broomverbindingen en andere stoffen die je liever niet in je handen of in het milieu hebt. Als jij elektronica of elektrische producten verkoopt in de EU, dan moet je kunnen aantonen dat ze RoHS-compliant zijn. Dat geldt ook voor producten met kleine elektronische onderdelen, batterijen of kabels.

Wat betekent RoHS voor jou als importeur of verkoper

• Als jij importeert, ben jij juridisch verantwoordelijk voor die verklaring – ook als je leverancier zegt dat alles ‘in orde’ is.
• Je moet kunnen aantonen dat je product géén verboden stoffen bevat boven de vastgestelde limieten.

Wat moet jij nu regelen

• Vraag een RoHS-verklaring en/of testresultaten op bij je leverancier.
• Check of alle onderdelen (ook kabels, adapters, printplaten) zijn meegenomen.
• Geen bewijs? Laat het testen.
• Zorg dat je documentatie 10 jaar beschikbaar is en in lijn met je CE-dossier als dat van toepassing is.

Verplichte Franse recycle logo: dit mag in de prullenbak. Als je iets verkoopt aan Franse consumenten (online telt ook), moet je op de verpakking een Triman-logo + sorteerinstructies zetten. Geen logo? Dan ben je non-compliant. Zelfs op stickertjes, handleidingen en verpakkingen van retourlabels moet het staan.

Check dit:

• Verkoop je aan Frankrijk?
• Staat het logo + sorteerpictogram op je verpakking?
• Ben je aangemeld bij een Frans afvalbeheerbedrijf?